Архив новостей
17 февраля 2020 г.
Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов
Буквально вчера начали дейстовать новые правила делопроизводства и архивного хранения документов.А 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.
Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры в 2010 году и включающему в себя 1003 наименования. В 2016 году полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.
Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне — формирование различных видов переписки в единое дело.
Но, пожалуй, самое главное — это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Какие документы началом применения нового Перечня придется хранить дольше, а по каким срок хранения сократится? Основные изменения — в сравнительной таблице:
Вид документации |
Прежний Перечень № 558 |
Новый Перечень № 236 |
Счета-фактуры |
4 года |
5 лет |
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов |
5 лет |
6 лет |
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения |
5 лет |
6 лет |
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами |
75 лет |
5 лет |
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) — при наличии лицевых счетов |
5 лет |
6 лет |
Книги учета доходов и расходов при применении УСН |
постоянно |
5 лет |
График отпусков |
1 год |
3 года |
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков |
3 года |
5 лет |
Образцы подписей материально ответственных лиц |
Срок устанавливался учетной политикой, но не менее 5 лет |
5 лет с момента смены МОЛ |
Согласие на обработку персональных данных |
75 лет |
3 года |
Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить. Дело в том, что срок их хранения теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2013 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет. В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат — в случае отсутствия лицевых счетов.
Вступление в силу нового Перечня, безусловно, ведет к необходимости корректировки номенклатуры дел в учреждении. Отнестись к этой процедуре стоит очень внимательно хотя бы потому, что за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП. Кроме того, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126 НК РФ.